メール 早い対応。 「早急なご対応」の意味と使い方・類語と例文4つ・敬語表現

「早急なご対応」の意味と使い方・類語と例文4つ・敬語表現

メール 早い対応

この記事のまとめ• クレーム対応の基本 クレーム対応ではいくつかの基本を押さえることで、問題を最小限に抑えて対処することが可能です。 この段落では、押さえておきたいクレーム対応の基本を紹介していきます。 担当者レベルで対応する まずは担当者で対応を終わらせることを意識するのが重要です。 できるだけ話を大きくせず、企業としての損害を最小限に抑えるためです。 クレーム対応の場合、相手も怒りがヒートアップすることで、責任の追及を始め、案件の内容以上の謝罪などを求めてくることも多々あります。 担当者レベルでクレーム対応を終わらせることができるかが、問題を最小限に抑えるためのカギといえるでしょう。 過去の履歴を調べる クレームが発生したら過去のクレームを調べることも重要です。 発生した理由はもちろん、その対処方法、経緯などをしっかり把握しておくことで、現在のクレーム対応に活かすことができます。 相手がもし以前にもクレームを送っている場合、過去での対応を把握していないと送る内容によっては顧客対応が悪い企業だと思われて信頼問題に発展しかねません。 担当者が数人いるようであれば情報を共有しておくことも必須です。 メールの返信は24時間以内にする なるべく早い対応を心がけることも大切です。 スマートフォンの普及によってメールの返信も、出先であってもすぐにできるものと顧客には思われがちです。 できる限り早い対応をおこない、遅くとも24時間以内には返信しましょう。 すぐに対応できない場合は、メールを確認した旨と改めて連絡することを伝えると無用なトラブルを避けることができるでしょう。 文面には細心の注意を払う 相手によっては冷たい印象を与えてしまうこともあるので、言い回しや言葉の使い方には気をつけましょう。 電話などと違い文字の場合はどうしても抑揚をつけることが難しく、言い回しによってはさらに新しい火種を生み出しかねません。 また、メールは物的証拠として確実に残るものです。 万が一クレームが発展して、裁判を起こされたときにその内容いかんでは不利になるケースもあります。 送信前にダブルチェックする ダブルチェックによって誤字脱字などを防ぎます。 特に気をつけたいのは、相手の名前や所属企業名など、個人情報の表記を誤ることです。 もちろん、ダブルチェックは言い回しにおかしな部分がないかをチェックすることにもつながります。 余計に怒りを誘発してしまうリスクを避けるためにも、第三者にダブルチェックをお願いしましょう。 クレームへの返信メールの書き方 ここからはクレームへの返信メールを書く方法を具体的に解説していきます。 件名・宛名の書き方 まず、件名は必ず本文の内容がわかるように書きましょう。 たとえば、「金額表記の誤りに関するお詫び」など、ひと目でそれとわかる書き方にします。 宛名に関しては、本文に入る前に必ず記載します。 個人であれば様をつけ、企業や団体であれば会社・団体名から始まって部署名や役職名を記載し、最後に担当者名に敬称をつけるという順番が一般的です。 もちろん、ここでの誤字脱字はあってはならないことなので十分に気をつけてください。 挨拶文の書き方 挨拶文もたとえ取引先の企業などであっても、いつも以上に丁寧な表現にする必要があります。 通常と同じような「お世話になっております」などの表現は不適切です。 たとえば「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」というような、礼儀正しい文章を作成することを心がけましょう。 また、ここで自分の名前を名乗ることもありますが、その場合は肩書きを正式名称で記載することがマナーです。 間違いのないよう正しく書きましょう。 謝罪の言葉 謝罪の文面を記載していく中で大切なのは、クレームに対しての謝罪を記すということです。 全面的に謝罪してしまうと、何に対しての謝罪なのか、本当に謝罪の気持ちがあるのかなど相手に不信感を与えてしまうこともあります。 とはいえ、迷惑をかけたということに対する謝罪の意はしっかりと伝えましょう。 たとえば「この度は弊社商品に破損が見つかりご迷惑をお掛け致しましたこと、心よりお詫び申し上げます」などとクレーム内容を的確に記し、それに対する謝罪の言葉を記載することで謝意を正しく伝えます。 クレームの原因 たとえば前述のような、商品に破損が見つかったことがクレームに発展した場合、破損の原因は何か、イレギュラーなものなのかどうかなどを記していきます。 しっかりと内部調査をおこなったことも記載し、その結果何が原因だったかを記載することで、その場しのぎの謝罪ではなく原因追究に努めたという謝罪の気持ちをより伝えていきます。 改善策の提案 原因が判明した結果、自社はどのような改善方法をとるのかもあわせて記載します。 たとえば、商品破損の例でいえば「ご都合よろしい日時にスタッフがお伺いし、新しい商品と交換させて頂きます」というような書き方で、早急な対応をとる旨を伝えましょう。 同じミスが起こらないような対応策を伝えることで相手からの信頼回復に努めます。 結びの言葉 結びには、改めて今回のクレームに対する謝罪の言葉に加えて、時間や意見をくれたことに対する感謝の気持ちも伝えるようにしましょう。 「何卒お許しください」などと結んだあとに「今回はお忙しい中お時間をいただき、ならびに、貴重なご意見をくださり、誠にありがとうございます」などとして感謝の意を伝えます。 最後まで丁寧さは忘れずにしっかりと対応しましょう。 こちらに落ち度がない場合の書き方と例文 こちらに落ち度がなくてもクレームが入ることがあります。 ここからは、そのようなケースでのメールの書き方や例文を紹介していきます。 「対応できない」旨を伝える 対応できない旨を伝えるには、伝える順番に留意して書くことが大切です。 顧客に不快な思いをさせてしまったことへの謝罪から、相手の言い分をしっかり聞いたうえで、最後に対応できないこともしっかり伝えましょう。 最初の謝罪は、対応できないことへの謝罪ではありません。 あくまでき然とした態度をとりつつ、相手に落ち着きを取り戻してもらえるような流れで、対応できないことを曖昧にせず伝えることを心がけましょう。 クッション言葉を使う たとえば「ご迷惑をおかけしますが」という言葉や「大変恐縮ですが」など、次に続く言葉の印象をやわらかくする言葉があります。 この言葉を、クッション言葉と呼びます。 相手に断りを入れる際に効果を発揮するほか、お願いごとをする場合などにも有効です。 クッション言葉を使うことでより深くこちらの気持ちが伝わり、好印象になります。 メールでの文面の例文 実際にメール文を作成するときはクッション言葉を用いながら、対応できない旨を伝えていきましょう。 以下に例文を紹介します。 このたびは弊社製品の不備によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 本件につきましては、どの工程で破損が発生したかを弊社品質管理部にて調査中です。 大変恐縮ではございますが、原因解明につきましては今しばらくお時間を頂ければ幸いです。 また、商品に関しては本日中に新しい商品と交換対応をさせて頂きます。 今後このようなご不便となる事がないよう、原因が判明次第、社内での情報共有を徹底し再発防止に努めてまいります。 この度は、誠に申し訳ございませんでした。 取り急ぎのご連絡とさせて頂きますが、何卒宜しくお願い致します。 実際にメールを作成する際にはこの基本の流れは崩さないようにしましょう。 また、言い訳などを記載することは厳禁です。 顧客からの貴重な意見に真摯に向き合って、謝罪の言葉を述べましょう。 個人向けメールの例文 続いて、個人向けにメールを送信する場合の例文を紹介します。 この度は、大変申し訳ございませんでした。 今後とも、ご愛顧のほど心よりお願い申し上げます。 個人の場合であっても、企業向けのものと変わりはありません。 基本の流れに沿って意見をしっかりと受け止め、不快な思いをさせてしまったことに対し、しっかりと謝罪しましょう。 まとめ クレーム対応のメールには素早い対応と丁寧な言い回しが必要不可欠です。 また、メールを社内で共有し一元管理することができれば、ミスを削減し顧客からのクレームも減らすことができるでしょう。 であれば、対応状況を共有しつつ、素早いクレーム対応とメール管理が可能です。 メールディーラーは2019年現在で、10年連続シェアNo. 1のメールシステムです。 メール共有ステータス管理や重複返信防止機能で二重返信や返信のもれも防ぎます。 さらに、フォルダとステータスの二軸管理が可能で、未対応メールをすぐに把握することが可能です。 クレームの対応に悩んでいるのであれば、まずはメールディーラーの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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お早いお返事ありがとうの使い方は?対応へのお礼の敬語・丁寧語表現は?

メール 早い対応

相手に早い対応をしてもらった時に、お礼メールを送る場合がありますね。 その際に、「 早い対応をしてくれて、ありがとうございます。 どう伝えれば、 ビジネスマナーを踏まえた正しいお礼の仕方になるのでしょうか? 目上・上司・社外など、あらゆる相手に使える敬語表現が次の2つ。 その表現が・・・• 迅速(じんそく)なご対応• 早速(さっそく)のご対応 これらの用語によって、 相手に失礼な印象を与えずに「早い対応」をしてくれたお礼を伝えることができます。 あらゆる状況で使用できるので、ぜひ使い方をマスターしていきましょう! ちなみに、私は過去にどう伝えればいいか分からず、「早々のご対応」という表現を使ってしまいました。 今になってみれば、恥ずかしい限りです…。 なぜ「早々のご対応」という表現が良くないのかについても、お伝えしていきますね。 そんなことにならないよう、 早い対応 への お礼メール を送る際の 敬語 表現についてしっかりと把握しておきましょう! まずは「迅速なご対応」についてお伝えしていきますね。 迅速なご対応に、心より感謝申し上げます。 迅速なご対応、ありがとうございました。 適切な敬語表現で、相手にお礼メールを書くことができれば、 マナーのある人だと認知してもらえます。 早い対応への感謝の気持ちを適切に表してくれたら、メールの受け手側は「これからも協力的に仕事を進めよう!」と思う可能性が高まるでしょう。 迅速なご対応という表現を頭に入れておくと、社会人生活で大いに役立ちますよ! 「迅速なご対応」という表現の他にも、「 早速のご対応」という便利な敬語表現もあります。 次の見出しで「早速のご対応」について見ていきましょう。 早速のご対応に感謝申し上げます。 早速のご対応、誠にありがとうございました。 早い対応をしてくれた後に、「早速のご対応」という文言があると、状況にマッチしている印象が強くなりますね。 すぐに対応してくれたことを的確に伝えることができます。 細かな気遣いの積み重ねによって、コミュニケーションスキルが高い社会人として認められる可能性がグッと上がりますよ! 「迅速なご対応」と「早速のご対応」は、どちらを使うのがよいのでしょうか? 次の見出しでお伝えしていきますね。 スポンサーリンク 迅速なご対応と早速のご対応の使い分けは? 「迅速なご対応」と「早速のご対応」で大きな意味の違いはないので、基本的にどちらを使っても構いません。 ではどちらの方が使いやすいのでしょうか? それは・・・ 迅速なご対応 迅速なご対応は、 様々な使い方が可能です。 その理由は、「迅速なご対応によって~」「迅速なご対応のおかげで~」の~部分に、その後の結果も書けるから。 例えば次のような使い方ですね。 〇〇さんの迅速なご対応によって、問題を解決することができました。 迅速なご対応のおかげで、資料を完成させることができました。 それに対し、「早速のご対応」の方では、その後に続く文章に書く言葉が 感謝の言葉に限定化されてしまいます。 例えば、下記のような形式ですね。 早速のご対応ありがとうございました。 早速のご対応に感謝申し上げます。 「早速のご対応によって~」「早速のご対応のおかげで~」という使い方はしません。 ちなみに、「早々(そうそう)のご対応」という表現もありますが、この表現はオススメしません。 どうしてなのか次の見出しでお伝えしていきますね。 スポンサーリンク 早々のご対応は相手に失礼? 「早々のご対応」は すぐの対応を意味します。 「迅速なご対応」もしくは「早速のご対応」と一見同じように思えますが、 注意が必要な表現です。 それは、早々は基本的に目下・友人などに使う言葉だから。 目上や社外の方に使うのは失礼にあたります。 わざわざリスクを負って、「早々のご対応」を使う必要はないので、避けるようにしましょうね。 どの表現にするか迷ったら、 「迅速なご対応」を使うのがベスト。 最も使いやすく、目上・社外にも無難な表現ですからね。 どちらも意味に大きな違いはありませんが、 使える幅が広いのは「迅速なご対応」ということを頭に入れておきましょう。 ただ単に「対応ありがとうございました」よりも、これらの用語を盛り込むことで、相手が受ける印象が良くなりますよ! 例えば、見積もりの作成を早く対応してもらった状況があるとします。 その場合、• 見積もり作成の件、ご対応ありがとうございました。 見積もり作成の件、迅速なご対応ありがとうございました。 どちらの方が印象が良いでしょうか? もちろん、後者の方が早く対応してもらったことに対する感謝の気持ちが強いので、印象が良いですよね! 私自身も、相手に早く対応してもらった際のお礼メールには、「迅速なご対応」を入れて、感謝の気持ちを伝えるようにしています。 ぜひ「 迅速なご対応」「 早速のご対応」の表現をお礼メールの中に盛り込んでいきましょう! 30歳代の現役会社員。 本業と副業の 二刀流スタイルを確立しています。 二刀流スタイルを確立することで、• 金銭的なゆとり• 精神的なゆとり を手に入れることができました! 例えば、 ・毎日4桁円のランチを余裕で食べられる ・会社の人との付き合いの飲み会をキッパリ断れる ・大切な人に多くのお金を使える などです。 現在の社会情勢を考えると、いきなり独立・起業はリスクが大きいです… リスクを極力抑えてメリットを最大限享受するためにも、まずは会社員をしながら副業をすべきと強く感じています。 現役会社員である強みを活かし、会社員目線で悩み解消やスキル構築のお手伝いをしていきますね!.

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早い対応へのお礼メール|2つの敬語表現で好印象を獲得【例文あり】

メール 早い対応

「なるべく早く対応します」の敬語の種類は1つだけではありません。 そのため、別の種類の敬語表現を理解することによって、自分の言葉のバリエーションを増やすことが可能になります。 「なるべく早く対応します」の敬語を使ったどんな種類のフレーズがあるのか詳しく紹介します。 早急に対応いたします 例えば「早急に対応いたします」という敬語表現を作成することができます。 「なるべく早く対応します」と全く同じ意味を伝えていますが「早急に」という言葉が使われることによって、早い対応をしたいという思いの真剣さを相手に伝えていることになります。 使い方 「なるべく早く対応します」の敬語表現を理解することができていたとしても、それなのフレーズを使うことのできる具体的な状況について理解していなければ、普段の会話の中で使うのは難しいでです。 「なるべく早く対応します」の敬語表現を、どのような状況の中で使用することができるのか詳しく紹介します。 素早い対応をアピールしたいときに使う 「素早い対応をアピールしたい時」に「早急に対応いたします」という敬語の使われているフレーズを使用することができます。 「なるべく早く対応します」でも、同じような意味を伝えることができますが、相手に与える印象が違うことに気づかされます。 「なるべく早く対応します」の「なるべく」という言葉が使われていることによって「何か難しい状況が生じたら、対応してくれないのではないか」という不安を相手に対して抱かせてしまう可能性があります。 しかし「早急に対応いたします」では「なるべく」ではなくて「早急に」物事に取り組むことを示すことができているので、このフレーズを聞いている人は安心に感じることができます。 ある物事に取り組むことが確実であるならば、このフレーズを選択した方が賢明です。 不必要に相手を心配させることのないためです。 メールでの使い方 早急に対応させていただきます メールの中で「早急に対応させていただきます」という敬語表現を使用することができます。 何かのクレームに対する返信のメールを打たなければならない時に、非常に実用的なフレーズになります。 クレームの内容が正当なのであれば、そのクレームに対して、早く対応して誠意を伝えなければなりません。 そのような繊細な問題を抱えているとしても「申し訳ございませんでした。 早急に対応させていただきます」という謝罪のフレーズと組み合わせながら「なるべく早く対応します」の敬語表現を使用することによって、相手に対する申し訳ない気持ちを伝えることができます。 早い対応を心がけていることを、このメールで相手に対して伝えることが可能になるので、メールを受け取っている人も安心するはずです。 「なるべく早く対応します」を敬語表現するときの例文 「なるべく早く対応します」を敬語表現した時に、いろんな例文を作成することができます。 どのフレーズであったとしても、自分の考えを正確に敬意を込めて表現するのに役立つことになりますので、いろんな例文について理解しておくことができます。 これから「なるべく早く対応します」の敬語表現が使われている例文を詳しく紹介します。 なるべく早く対応させていただきます 例えば「なるべく早く対応させていただきます」という敬語表現を使うことができます。 他のフレーズより示されている敬意が少なく感じる可能性もありますが、信頼関係のある人に対しては、このフレーズを使用することができます。 例えば、長年一緒に働いている職場の同僚がいるとします。 その人が自分に対して「この案件について早めに対応してくれませんか」とお願いをしてきたとします。 親しい仲間からお願いをされているのですから「はい、なるべく早く対応させていただきます」という敬語表現を使ったとしても何の問題もありません。 むしろ、このようなフレーズを使った方が、相手も親しみ深いと感じてくれるはずです。 信頼関係がある人に対して、あまりにも堅苦しい敬語を使ってしまうと、かえって違和感を与えてしまう可能性があるからです。 「なるべく早く対応します」の別の敬語表現の例とは? 相手に対して、何よりも早く対応したいと考えていることを伝えなければならない時に役立つのが「第一優先で対応させていただきます」という敬語が使われているフレーズにです。 「なるべく早く対応します」と同じ意味を伝えていますが、相手に伝わる真剣さが変わります。 「なるべく」という言葉ですと、早く物事に取り掛かろうとしているものの、第一優先なのか、そうでないのかわかりません。 しかし「第一優先で対応させていただきます」という敬語表現なら、他の物事を行う前に対応したいということを相手に伝えることができます。 早急に すでに「早急に」というフレーズが使われている敬語表現を紹介しました。 他にも「早急な対応をしてきたつもりですが」という敬語が使われているフレーズを作成することができます。 自分達は早い対応をしていたと感じていたとしても、相手からすると遅い対応をしていたということもあります。 そんな複雑な場面でも「早急に対応してきたつもりですが、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ありませんでした」という敬語が使われているフレーズを使用して、相手に対する謝罪をすることができす。 言い訳をすることはあまり良くありませんが、今までも早急な対応を心がけていたという自負があれば、このフレーズを使用することができるでしょう。 相手の人が誠実なのであれば、こちら側が努力していたということを認めてくれる可能性があるからです。 相手が怒っている時には避けるべき しかし、連絡を取っている相手が怒っているのであれば、このフレーズを使用することは避けるべきです。 なぜなら「早急に対応してきたつもりですが」 というフレーズを使うことによって、言い訳をしているように聞こえてしまう場合があるからです。 もちろん言い訳をするつもりで相手に対して、このメッセージを送るわけではありませんが、実際問題として、相手を怒らせてしまうようなフレーズになってしまう可能性もあるということです。 そのため、落ち着いた話ができる人に対してのみ「請求に対応してきたつもりですが、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」という謝罪のフレーズを使用するとよいでしょう。 「なるべく早く対応します」を使いながら謝罪をすることは難しいので、このフレーズは非常に便利です。 「なるべく早く対応します」の敬語で誠意を示す 物事を遅らせる人は周りの人の信頼を勝ち得ることが難しいですが、物事を遅らせずに行う人は周りの人の信頼を勝ち得ることができます。 しかし、自分が物事に早く取り組もうと感じていたとしても、周りの人にそのことについて敬意を込めて伝えることができなければ、誤解されてしまう可能性があります。 そのため「なるべく早く対応します」の敬語表現を上手に使うことが非常に大切です。 そうすることで物事を遅らせずに、すぐに仕事をしようと考えていることを、目上の人に対してもしっかり伝えることができます。 職場の上司も「なるべく早く対応します」の敬語を使いながら表現されている考えを聞くと安心するはずです。 予定どおりに仕事が行われることを、確信することができるからです。 「なるべく早く対応します」の 敬語を使いながら、仕事に取り組む姿勢や誠意を上手に伝えることができるようになりましょう。

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