ガント チャート。 初心者でも時間管理!ガントチャート作成の基本中の基本

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図2 グルーピングしたタスク群 ピンクが大項目、黄色が中項目 タスクを書き出したら、項目をグルーピングしていきます(図2)。 今回の「イタリアンランチ作成プロジェクト」では、料理名「ピッツァ」「スープ」「サラダ」の三つが大項目になります。 次に、大項目の下に中項目として料理の工程を設定します。 大項目「ピッツァ」の中項目は、「生地作り」「ソースを作る」「焼く」「仕上げ」の四つです。 その後、洗い出したタスクを中項目にひも付けます。 例えば、タスク「生地をこねる」「生地を伸ばす」は中項目「生地作り」にひも付きます。 3 Excelにタスクと日付を記入する ExcelのA列に、タスクをグループごとに記入します。 その後インデントを操作して、タスクの階層を「見える化」します(図3)。 インデントとは、行頭を字下げ(1文字分右にずらす)する機能です。 行頭を下げたいセルを選択してツールバーの「インデント」ボタンを押すと、右に1文字分ずれます。 2回押すと2文字分、3回押すと3文字分ずれます。 この機能を利用して、大項目、中項目ごとに、タスクの行頭をそろえます。 図3 「イタリアンなランチ!」はタイトルなのでインデントなし。 マイルストーンの「生地ができているかの確認」「テーブルに運んでフィニッシュ」は、1回インデントして右にずらす。 タスク全体の総称である「イタリアンランチプロジェクト」も便宜上、同じ位置にインデントする。 大項目の「ピッツァ」は、インデントしてさらに1文字分右へずらす。 続く中項目の「生地作り」とタスク「生地をこねる」「生地を伸ばす」は、そこからさらに1文字分インデントしているが、「生地をこねる」「生地を伸ばす」はタスクなので、この後、さらにインデントする 次に、行1に「月」を、行2に「日」を記入します。 セルの色を変更して、曜日の区別を付けます。 ここでは、平日を灰色に、土曜日を薄い青色に、日曜日を薄い赤い色にします(図4)。 関連記事• ガントチャート(Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表のことです。 本連載で、ガントチャート作成を通じてプロジェクトマネジメントのABCを学びましょう• プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いる表「ガントチャート(Gantt chart)」の作成を通じてプロジェクトマネジメントのABCを学ぶ本連載。 第2回目のテーマは「タスクの洗い出し」と「クリティカルパス」「マイルストーン」などの用語解説です• ITエンジニアの業務効率を改善するために、現役エンジニアが実際の現場で利用している便利ツールを、10回にわたり紹介します• 海外Webサービスの使い方を「日本語で」分かりやすく説明するシリーズ。 今回はスケジュール&タスク管理サービス「Trello(トレロ)」の登録方法を説明します• スケジュール&タスク管理サービス「Trello(トレロ)」の使い方を説明します.

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WBSとガントチャートの違いや関係性を解説

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図2 グルーピングしたタスク群 ピンクが大項目、黄色が中項目 タスクを書き出したら、項目をグルーピングしていきます(図2)。 今回の「イタリアンランチ作成プロジェクト」では、料理名「ピッツァ」「スープ」「サラダ」の三つが大項目になります。 次に、大項目の下に中項目として料理の工程を設定します。 大項目「ピッツァ」の中項目は、「生地作り」「ソースを作る」「焼く」「仕上げ」の四つです。 その後、洗い出したタスクを中項目にひも付けます。 例えば、タスク「生地をこねる」「生地を伸ばす」は中項目「生地作り」にひも付きます。 3 Excelにタスクと日付を記入する ExcelのA列に、タスクをグループごとに記入します。 その後インデントを操作して、タスクの階層を「見える化」します(図3)。 インデントとは、行頭を字下げ(1文字分右にずらす)する機能です。 行頭を下げたいセルを選択してツールバーの「インデント」ボタンを押すと、右に1文字分ずれます。 2回押すと2文字分、3回押すと3文字分ずれます。 この機能を利用して、大項目、中項目ごとに、タスクの行頭をそろえます。 図3 「イタリアンなランチ!」はタイトルなのでインデントなし。 マイルストーンの「生地ができているかの確認」「テーブルに運んでフィニッシュ」は、1回インデントして右にずらす。 タスク全体の総称である「イタリアンランチプロジェクト」も便宜上、同じ位置にインデントする。 大項目の「ピッツァ」は、インデントしてさらに1文字分右へずらす。 続く中項目の「生地作り」とタスク「生地をこねる」「生地を伸ばす」は、そこからさらに1文字分インデントしているが、「生地をこねる」「生地を伸ばす」はタスクなので、この後、さらにインデントする 次に、行1に「月」を、行2に「日」を記入します。 セルの色を変更して、曜日の区別を付けます。 ここでは、平日を灰色に、土曜日を薄い青色に、日曜日を薄い赤い色にします(図4)。 関連記事• ガントチャート(Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表のことです。 本連載で、ガントチャート作成を通じてプロジェクトマネジメントのABCを学びましょう• プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いる表「ガントチャート(Gantt chart)」の作成を通じてプロジェクトマネジメントのABCを学ぶ本連載。 第2回目のテーマは「タスクの洗い出し」と「クリティカルパス」「マイルストーン」などの用語解説です• ITエンジニアの業務効率を改善するために、現役エンジニアが実際の現場で利用している便利ツールを、10回にわたり紹介します• 海外Webサービスの使い方を「日本語で」分かりやすく説明するシリーズ。 今回はスケジュール&タスク管理サービス「Trello(トレロ)」の登録方法を説明します• スケジュール&タスク管理サービス「Trello(トレロ)」の使い方を説明します.

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【Excel】ガントチャート付きスケジュール表を作る(第4回:条件付き書式でチャートを表示する)

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ガントチャートって何に使うの? ガントチャートはスケジュール管理に使うもの ガントチャートは日本語では「工程管理表」あるいは単に「工程表」、「予定表」等と表現される事が多い、管理用ツールの一種です。 と言っても、これだけではガントチャートが何をするものなのか、はわかりませんね。 ガントチャートは、何かの目的を達成するための「段取り」を図表形式で可視化したものなのです。 ガントチャートはメンバーとのスケジュール共有の目的で使用する 数人のグループで一つの仕事をこなすことを想像してみてください。 全員が効率よく動き、期限までに仕事を終わらせるためには先ず何が必要でしょうか?私は「計画」がその一つだと考えます。 ですが、計画は立てて終わり、ではなく、グループのメンバーがそれをきちんと認識して計画通りに実行しなければなりません。 ガントチャートには、計画における重要な情報がわかり易く図表化されています。 「誰が」「いつ」「何をしているか しなくてはならないか 」が一目瞭然のガントチャートをスケジュール表として使用し、関係者間で共有することによって滞りなく作業を進めていくことができるのです。 ガントチャートってどんなもの? ガントチャートの構成 ガントチャートとはどのようなものなのでしょうか。 基本的なガントチャートには左側に表、右側にタイムチャート、2つのブロックが配置されています。 表ブロックには文字で重要な情報や補足情報を記載します。 タイムチャートブロックでは主に線を使って重要な情報をわかり易く表現します。 では、ガントチャートにはどのような情報を記載するのでしょうか?これからガントチャートの主要な情報項目についてご説明します。 ガントチャートの主要情報:表ブロック ガントチャートの表ブロックには主要な情報項目とその補足情報を文字で記載します。 表ブロックの主要な情報項目とその意味をご説明します。 ガントチャートの主要情報:表ブロック タスク番号 タスクに付与する番号です。 タスク ガントチャートで管理する仕事の最小単位で、「何をするのか」を表します。 タスクグループ タスクを目的別にグルーピングしたものです。 開始日 時間 タスクを開始する日 時間 です。 終了日 時間 タスクを完了させる日 時間 です。 期間 タスク開始~終了までの所要時間です。 単位は日数の他、時間、週、月等、必要に応じて決めます。 先行タスク番号 タスク間の依存関係を表します。 タスクの開始条件として別タスクの成果が必要な場合、提供側のタスク番号を記載します。 後続タスク番号 タスク間の依存関係を表します。 タスクの終了時に別タスクへ成果を提供する場合、受領側のタスク番号を記載します。 リソース タスクの実行に必要な資源です。 担当者を記載する事が多いですが、施設や機材等を記載する事もあります。 ガントチャートの主要情報:タイムチャートブロック ガントチャートのタイムチャートブロックでは、表ブロックに記載した主要情報を主に線を使って可視化します。 タイムチャートブロックの主要な情報項目をご説明します。 ガントチャートの主要情報:タイムチャートブロック タスク線 タスクの開始日、終了日、期間をそれぞれ、線の始点、終点、長さで表現します。 リンク線 先行タスクと後続タスクを線で繋ぐことにより、依存関係を表現します。 ガントチャートの特徴 工程表としてのガントチャート 一般的な工程表には、必要作業とその順番や作業員、所要時間が定義されています。 ガントチャートはタスク、期間、リソースがそれらを表します。 ガントチャートは工程表としての役割も果たすのです。 スケジュール表 予定表 としてのガントチャート スマホや手帳のスケジュール表を使っている方も多いと思います。 スケジュール表ではいつ、何をするのか、が重要な情報です。 ガントチャートはタスクとタスク線でそれらを表します。 ガントチャートはスケジュール表としての特徴も合わせ持つのです。 ガントチャートを作ってみよう! Excel エクセル で作るガントチャート では、早速ガントチャートを作ってみましょう。 ガントチャート作成ソフトは数多く提供されていますが、今回はExcel エクセル を使います。 Excel エクセル は普及率も高く、使った事がある方が大多数なのではないでしょうか?操作をご存知の方も多く、とりあえず始めてみるには手軽で最適なソフトです。 この記事では、ガントチャートの作り方を流れに沿って説明するとともに、Excel エクセル の便利な機能や数式を紹介していきます。 値を入力したセルを先頭に範囲選択した後、ホームタブ・編集にある「フィル」の中から「連続データの作成」を選んでください。 先頭セルの値から続く連続データを作成することができます。 特に先頭セルが日付の場合、月や週番号、週日 土日を除いた日付 の連続データを簡単に作成できます。 タスク名は作業内容が明確にわかる簡潔なものが望ましいです。 また、この時にタスクの進行順に近い順番で記入すると、タイムチャートが見やすくなります。 次に必要に応じてタスクをタスクグループにまとめてください。 タスクグループを作った場合は、タスクグループの階層の深さに従って字下げを行うと見やすくなります。 最後にタスクに番号を付けます。 タスク番号は先行タスクと後続タスクと関連付ける際に使用します。 番号が重複しないように気を付けましょう。 連番はマウス操作で簡単に設定できます。 最初に連番の先頭の値を入力したセルを選択し、セルのふちにマウスポインタをあてます。 マウスポインタの形状が「+」になったら、左クリックしたまま下または右方向へドラッグします。 Ctrlキーを押しながら左クリックを解除します。 まず開始日と終了日を入力した後、作業日数を計算する数式を設定します。 タスクグループを作った場合、開始日にはグループ内で一番最初に作業を始めるタスクの開始日を記入してください。 終了日はグループ内で一番最後に作業を完了するタスクの終了日です。 Excelには複数の値の中から最も小さい値を返却するMIN関数が用意されています。 また、最も大きい値を返却するMAX関数もあります。 これらの関数に日付を指定した場合、MIN関数は最も過去の日付、MAX関数は最も未来の日付を返却します。 タスクグループの開始日と終了日が簡単に設定できますね。 「そのタスクを開始又は終了するために必要な物や情報は何か」に注目しながら、それらを提供してくれるタスクの番号を記入していきます。 担当者が複数存在するのであれば、全員の名前を記入してください。 ガントチャートは「誰が 何が いつ何をしているのか」を管理します。 そのため、使用するリソースに漏れがあってはいけないのです。 やっとタイムチャート欄にタスク線を引くことができます。 タスク線はタスクと同じ行にタスクの開始日から終了日までの線を引きます。 タスクグループのタスク線も引いてください。 Excel エクセル でガントチャートを作成する場合、タスク線を引く方法として、セルに色を付ける、図形で描く、等が挙げられます。 やりやすい方法を選択してください。 タスク線は、リソースがどのくらいの期間そのタスクに拘束されるかを表す重要なアイテムです。 はっきりと目立つ色で作成しましょう。 また、タスクグループとは色を分けることをお勧めします。 Excel エクセル でガントチャートを作成する場合は、リンク線は図形を使用します。 先行タスクの終点から、後続タスクの始点へ向かって、矢印を引きましょう。 最後にもう一度全体をチェックし、誤りがない事を確認しましょう。 分かりやすいガントチャートの作り方のポイント5つ スケジュール管理をしやすいガントチャートにする! スケジュール管理しやすいガントチャートとはどのようなものでしょうか?一つのガントチャートの関係者は様々な立場の方が含まれ、それぞれ違う視点を持っています。 その全員がガントチャートから同じ情報を得る必要があります。 また、パッと見ただけで要点がわかる事も重要です。 せっかく見やすい表形式になっているガントチャートに、タスク欄に長文でこまごまと書き込まれていたらかえって見づらくなってしまいます。 「案内メール配信」の代わりに「課員全員と他の課の出席者、部長、副部長宛に開催日時と会場名と連絡先、地図を記載した案内メールを送信する。 」と書かれていたら?一見しただけでは何をやるのか把握できません。 反対に「メール送信」とだけ書かれていたら?これも一見しただけでは何のメールを送るのかわかりませんね。 タスクの名前はパッと見ただけで何をするのかがわかるようなものにしましょう。 作業内容にタイトルをつけるような意識で考えると良いでしょう。 タスク名が20文字を超えたらもう一度考え直してみてください。 プロジェクト進行で必用なタスクをブレークダウンしてみましょう。 具体的な作業レベルまで落とし込む必要はありません。 「ガントチャートってどんなもの?」で「タスクはガントチャートで管理する最小の仕事の単位である」と説明しました。 では「管理すべき最小の仕事単位」とは何でしょうか?タスクはほぼ際限なく細分化していくことができます。 計画の際、タスクをあげるにあたっては、「管理する」という点に着目する必要があるのです。 タスク細分化の極端な例 ー 「案内メール配信」をさらに細分化すると• 1パソコン起動• 2ログイン• 3メーラー起動• 4… 確かに上記の手順は間違っていないかもしれません。 ですが、ガントチャートで管理すべき仕事の単位としては問題があるのではないでしょうか?このタスク毎に完了報告・確認を行うのは無意味です。 では逆にタスクの粒度が大きすぎた場合はどうでしょうか?作業期間が長くなり、期間中は「今どこまで終わっていれば適正な進捗と言えるか」が曖昧になります。 そのため、作業の遅延が発覚するのが遅れ、トラブルに発展する可能性が高まります。 手遅れにならないうちに遅延やトラブルを把握したい作業単位を考えましょう。 また、他のタスクに比べて極端に作業日数が長いタスクも何段階かに分けましょう。 常に個々のタスクが「管理対象であること」を忘れないで下さい。 では、これらのタスクが「創立記念式典会場確保」というタスクグループにグルーピングされていたらどうでしょうか?何のためにそれら一連の作業を行うのか、目的が明確になりました。 目的が明確になった事により、どのような格式の会場を予約すればいいのかもイメージできます。 このように、タスクグループは個々のタスクの行動目的をわかり易く、明確にする効果があります。 目的が明確かどうか、はタスクの成果にも関わる重要なポイントです。 目的が同じタスクをタスクグループにまとめましょう。 ある一つの目的を達成するために行う一連の作業はグルーピングするとわかり易くなります。 その他に、ある作業を複数人で分担して行う場合等も一つのグループにまとめるとわかり易いです。 タスクが自由な順番で並んでいたらどうなるでしょう?プロジェクト序盤に行うタスクと終盤に行うタスクが混在していたら?考えるだけでも順番が整理されている方がわかりやすいですよね。 色々弊害はありますが、一番はやはりタイムチャートブロックが煩雑になる事です。 先行タスクと後続タスクの関係を示すリンク線がまるでもつれた蜘蛛の巣の様に…!これではリンク線を引く意味がありません。 すっきりと整理されたガントチャートを作成するためには、タスクの記述順番は重要です。 常に意識し、ガントチャート編集時には必ずチェックするように心がけましょう。 用語の統一はガントチャート上だけの要件ではありません。 まずは、関係者間で使用する用語を決めましょう。 用語集を作成し、誰でも確認できるようにしておくと効果的です。 あなたが管理者である場合、スケジュール管理も責務の一つです。 では、スケジュール表を作成する際にはどんな事に注意して計画を立てるでしょうか?ガントチャートを使えば、重要なチェックポイントが容易に確認できます。 その中でも一番重要なチェックポイントは、作業順番の妥当性です。 ガントチャートにはタスク間の依存関係が管理されています。 先行タスクは後続タスクが始まる前に完了しなければなりません。 タイムチャートブロックを確認してください。 未来から過去へリンク線が引かれていないでしょうか? 次に重要なチェックポイントはリソース割当の妥当性です。 表ブロック・期間の合計値はリソース量を超えていないでしょうか?リソース別に期間の合計値を集計した時、大きな偏りはないでしょうか?軽微な作業を複数同時進行する場合等があるため、問題があるとは言い切れませんが、要注意ポイントです。 スケジュール表としてガントチャートを作成し、全員で共有する事によって、誰もが「自分が今何をしなければならないか」「期限はいつか」「次に何をするか」を常に確認する事ができます。 また、スケジュール管理の面からも「今メンバーがやるべきことは何か」「進捗状況はどうあるべきか」を把握しやすく、現状と比較する事によって問題点を発見し易くなります。 どんなに注意していても起きる時には起きてしまうのがトラブルです。 予防策も大切ですが、起きてしまった以上、早急な対処が最重要課題となります。 ガントチャートにはタスク間の依存関係が記されているため、トラブルが発生したタスクの後続タスクを確認する事により、影響範囲を容易に把握できます。 これだけでも対処に時間的な余裕が生まれ、また、対処漏れ等のミスを防ぐことができます。 また、トラブル発生時点の各リソースの状況「何をいつまでやっているか」「次のタスクは何か」が即座に把握できるため、トラブル対応へのリソースの割当やスケジュール調整等、スケジュール管理の上でも有効なのです。 プロジェクトの成果に向かって、誰が、いつ、何をすべきなのか、メンバーの意識を統一できる点が最も大きいポイントでしょう。 ですが、プロジェクトの状況は刻一刻と変わります。 ガントチャートは、最初に作って終わり、ではありません。 プロジェクト共有のスケジュール表として常に最新の状態を保ち、正しい方向を指し示す必要があります。 これは、スケジュール管理上、必須の作業とも言えます。 ガントチャートは、個人のスケジュール表としてとても便利なツールです。 「やる事が一杯でどこから手を付けたらいいかわからない!」そんな経験はありませんか?日常的にToDoリストを活用されている方もいると思います。 でも、そこから一歩進んでスケジュール表をガントチャートにしてみませんか? ガントチャートで整理する事によって、段取りが整理されて見えてきます。 そして、先行タスク、後続タスクを意識する事によって優先順位もはっきりします。 個人のスケジュール管理に活用するのです。 そうすれば、もう、焦る必要はありません。 ガントチャートに親しもう! ガントチャートとその作り方についての説明はここまでです。 いかがでしたか?作ってみようと思っても、最初は戸惑うことばかりかもしれません。 ですが、習うより慣れよ、です。 ガントチャートを使いこなして、スマートにお仕事を片付けちゃいましょう。 スケジュール管理にご興味のある方は、ぜひ、こちらもご覧ください。 管理者の方に限らず、全ての方に役立つスキルが紹介されています。

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